כמו בכל שנה תצא ב-14 בנובמבר משלחת עירונית לכנס ערים חכמות בברצלונה. הנסיעה למשך 5 ימים אושרה ע"י מועצת העיר. בראש המשלחת יעמוד ראש העירייה ד"ר יחיאל לסרי ויצטרפו אליו סגן ראש העיר שמעון כצנלסון, המנכ"ל אילן בן עדי, הגזבר עודד לוי, ראש מינהל כוח אדם מרב שרת, מנהל אגף המחשוב יוסי בן סימון ומנהלת מחלקת שירותים דיגיטליים סיון אפריאט בוחבוט.
בבקשה לאישור נסיעת המשלחת שהפנתה מנהלת קשרי חוץ בעירייה, אריאלה רוזנטל לחברי המועצה היא כתבה כי "ההשתתפות בכנס מאפשרת לנו שימור ידע וחשיפה לחזית החידושים הטכנולוגיים הרלוונטיים לטובת המשך התפתחות העיר כעיר חכמה ומובילה במדינת ישראל". הנושא בהחלט ראוי אך לנוכח דוח הביקורת הנוכחי יש לעירייה עוד הרבה מה לשפר בתחום.
מבקר העירייה שלמה בן עזרא. צילום: אורי קריספין
התוכנית עיר חכמה היא בתחומו של המינהל הכללי ועוסקת בשישה תחומי פעילות עיקריים: כלכלה חכמה-פיתוח כלכלי מואץ, ממשל חכם-ניהול העיר תוך שיתוף הציבור, אנשים חכמים-פיתוח מרכזי למידה וכלים ללימודים מרחוק, אורח חיים חכם-הקטנת פשיעה ושיפור הטיפול הרפואי וסביבה חכמה – תחבורה חכמה, התייעלות אנרגטית, בנייה ירוקה ועוד.
הביקורת מציינת אומנם לחיוב את הפיתוח המואץ של השירותים ותהליכי העבודה הדיגיטליים (תחום שהטיפול בו קיבל עדיפות נוכח המגבלות שהוטלו על הציבור מכורח הנסיבות בתקופת מגפת הקורונה) אך עם זאת מציינת כי "בחלוף כחמש שנים מאז החלה העירייה לפעול למימוש התכנית האסטרטגית לעיר חכמה, חלק גדול מהיעדים שנקבעו בתוכנית לא מומש" וכן ש"הבקרה על תהליכי העבודה לא היתה מספקת".
לצורך הפיכת העיר לעיר חכמה ונוכח השינויים הטכנולוגיים המהותיים שהתרחשו בעשור האחרון, הנחה ראש העירייה להכין תוכנית אסטרטגית להפיכת העיר אשדוד ל"עיר חכמה". לצורך הכנת התוכנית, התקשרה העירייה עם יועץ לתחום "ערים חכמות". התוכנית אושרה בשנת 2016.
כעבור 4 שנים בדק המבקר את יישם ההמלצות העיקריות של התוכנית וגילה כי מתוך עשרה פרויקטים שצוינו בתוכנית, בוצעו רק שניים.
טרם בוצעו: מערכת שתרכז את כל המידע על התושב הקיים במערכות השונות, רשת אלחוטית עירונית המחוברת לכל העסקים ומערכת שליטה ובקרה מרכזית שתאפשר קבלת החלטות על בסיס מערכת מידע אחודה שתחבר את כל מאגרי הנתונים הקיימים בעירייה. כמו גם לא הותקנה מערכת חיישנים בעיר שמודדת רעש, טמפרטורה, זיהום אוויר, ומקורות מים, חניה ועוד.
שתי מערכות הותקנו ואינן בשימוש
לדוגמא של אי ביצוע תוכנית מביא המבקר את מינהל התפעול. אחד היעדים שנקבעו כיעד מטכנולוגי מרכזי הוא התקנת אמצעי בקרה על האמצעים לפינוי האשפה כמו פינוי גזם וגרוטאות, פינוי כלי אצירה ומכונות טיאוט.
העירייה אף יצאה למכרז בשנת 2017, נבחר הזוכה ובינואר 2018 נחתם עמו החוזה. כעבור שלוש שנים מחתימת החוזה מערכות הבקרה אינן פועלות, כותב המבקר.
דו"ח מבקר העירייה לשנת 2020. צילום: רבקה יניב
למשל, בשנת 2020 נוסו שתי מערכות לבקרה אחר פינוי הפחים הטמונים. המערכת הראשונה, מערכת חיישנים הותקנה על כ-300 טמוני קרקע ברחבי העיר (בעיקר ברובע יא'). מה עשו איתה? כלום ושום דבר. המבקר תהה על כך וראש מינהל התפעול הסביר כי הוחלט שלא להפעיל את מערכת החיישנים משיקולי תקציב.
המערכת השנייה היא מערכת שפועל על פי ברקוד והאי הותקנה על רוב טמוני הקרקע המוצבים בעיר, אלא מה? בשל ליקויים רבים במערכת שהותקנה והעדר יכולת החברה לתקנם, בפועל לא נעשה בה שימוש.
פחים טמונים. צילום באדיבות עיריית אשדוד
ראש מינהל התפעול הסביר כי שינוי שיטת התשלום הובילה לכך שאין צורך במעקב, אבל המבקר הסביר כי תשלום זה מרכיב אחד בחיוניות של המערכת. לדברי המבקר "אי השימוש באמצעי הבקרה פוגע באופן מהותי ביכולת אגף תפו"ח לנהל את מערך פינוי האשפה וניקיון הרחובות בהתבסס על נתונים וזאת בניגוד לתוכנית האסטרטגית ובניגוד לתנאי המכרז שעל פיו התקשרה העירייה עם הקבלנים".
המבקר מתח גם ביקורת על כך שאגף מערכות מידע לא היה שותף לתהליכים תכנוניים רבים שנמצאים בתחום סמכותו. "הביקורת רואה בחומרה את אי שילובו של אגף מערכות המידע בכל התהליכים העוסקים בפיתוח טכנולוגיות מידע ותקשורת, פיתוח תהליכי עבודה דיגיטליים ופיתוח פרויקטים בעלי זיקה לתוכנית האסטרטגית לעיר חכמה", כתב המבקר, "יתרה מכך, ליקוי זה כבר צוין ע"י המבקר בביקורת שנערכה ב-2015 באגף מערכות מידע ומחשוב אך לא חל שינוי מהותי בתחום זה".
המבקר מצא פרויקטים שלא בוצעו בשל הכנה לקויה של תוכנית העבודה. כך למשל בתוכנית העבודה של מחלקת מזכירות לשנת 2016 נרשם פרויקט לייעול מערך הדיוור ע"י יצירת מסד נתונים לתיעוד דואר רשום. משימה זו חזרה על עצמה גם בשנים 2019-2017 והיתה אמורה, לדברי הביקורת, "להדליק נורה אדומה אצל ראש המינהל והיחידה לתכנון אסטרטגי" מה שלא קרה. בסופו של דבר המשימה לא בוצעה וצוין כי " הפרויקט אינו ניתן לביצוע".
לנוכח פרויקטים נוספים שלא בוצעו או בוצעו באופן חלקי קבעה הביקורת כי "ראוי היה לבחון את הסוגיות התקציביות ואת הצורך בכוח אדם כבר בשלב התכנון, ולוודא את היתכנות הפרויקט עוד לפני הכללתו בתוכנית העבודה".
מסרונים עירוניים בשעות מאוחרות
באשר למחלקה לשירותים דיגיטליים שהוקמה ב-2018 וסבלה תקופה ארוכה ממחסור בכוח אדם מצא המבקר, בין היתר, כי בשירות תיק תושב חלק מהשירותים והפעולות אינם קיימים בפועל כמו רישוי עסקים, ומידע גאוגרפי. לעומת זאת תיק תושב כולל אפשרויות לבצע פעולות בתחומים שאינם מתוארים בדף הכניסה לשירות כמו פיקוח עירוני, קנסות, היתר בנייה והיטלי פיתוח. הערות ראש העיר בפרק זה כוללות הנחיות למנכ"ל העירייה, ולראשי המינהלים והאגפים בהם קידום מהיר של " הקמת בסיס נתונים אחוד כלל ארגוני", התקנת "מערכות בקרה על כל האמצעים לפינוי פסולת", הפקת לקחים מהליקויים בהכנת תוכניות העבודה כולל תכנון תקציב, וקידום ופיתוח השירותים הדיגיטליים והנגשתם לתושבים.
3 מסרונים ביום אחד. אילוסטרציה. צילום: א.ס.א.פ. קריאייטיב/ingimage
המבקר בדק גם מדגמית את השירותים האינטרנטיים. אחת המערכות שנבדקו היא מערכת "סיעתא" שנועדה לשלוח מסרונים, הודעות קוליות והודעות דואר אלקטרוני לתושבים. אלא שלא נקבעו בה נהלים מסודרים כמו כמות הודעות מקסימלית שניתן לשלוח ביום או בשבוע וכך קרה שביום אחד שלחה העירייה 3 הודעות ביום אחד לכמאה אלף תושבים. גם לא הוגדר גיל התושבים וכך נשלחו הודעות על פתיחת מתחם לבדיקות קורונה לילדים בני 7-8. ואף לא נקבע טווח שעות בהן ניתן לשלוח הודעות וכך נשלחו עשרות אלפי הודעות בשעות הערב המאוחרות, עד 22:30.
גם חלק ממספרי הטלפון היו קצרים מדי וחסרים והמערכת לא התריעה על כך. המבקר בדק שני מספרי טלפון של עובדי עירייה שהיו רשומים במערכת ובשני המקרים העובדים טענו כי המספרים לא היו מוכרים להם כלל.
רוצה לקבל מידע? לא בטוח שתקבל
המבקר בדק את המערכת שבה ניתן לקבל דרך האינטרנט מידע מיחידות העירייה השונות, באמצעות הגשת 12 בקשות שונות ואלה הממצאים: רק ב-5 מקרים התקבל אישור שהפנייה התקבלה ורק ב-2 מהן צוין מספר פנייה למעקב. אבל הכי גרוע: בחלוף 7 חודשים התקבלו תשובות רק מ-5 יחידות בלבד.
זימון תורים לעיריית אשדוד
המבקר ניסה גם לפנות באמצעות שליחת מייל שהעירייה פרסמה, אך בקשה זאת נותרה ללא מענה.
המבקר בדק גם את אפליקציית "זימון תורים" וגילה כי הצליח לקבוע פגישה מחלקת רישום למוסדות חינוך, בשעה שבה קבלת הקהל בכלל סגורה. ומה שהיה יותר מפתיע שמנהלת המחלקה כלל לא ידעה על השירות הזה והאי התוודעה לו רק לאחר תלונה של תושב. גם כשהאי ניסתה לברר על השירות הזה, לא נמסר כל מידע או הנחיות כלשהם.
תגובת ראש העירייה לביקורת:
- ביצוע המלצות התוכנית האסטרטגית – ראש העיר הנחה את מנהל אגף המיחשוב להמשיך ולקדם באופן מהיר ככל שניתן הקמת בסיס נתונים אחוד כלל ארגוני. המערכת תכלול ממשקים להעברת הנתונים מהמערכות התפעוליות למחסן הנתונים "ושליפתם" לפי צורך.
- אמצעי הבקרה בתחום פינוי הפסולת – ראש העיר הנחה את ראש מינהל התפעול ואת מנהל אגף תברואה לפעול להתקנת מערכות בקרה על כל האמצעים לפינוי הפסולת, במטרה ליעל את תהליכי פינוי הפסולת לסוגיה ולהקטין את הוצאות העירייה.
- שיתוף האגף למחשוב ומערכות מידע – ראש העיר רואה חשיבות רבה בכך שמנהל אגף מיחשוב ומערכות מידע יהיה שותף לכל התהליכים המתקיימים ברשות שיש להם היבטים טכנולוגיים ומחשוביים, ויהיה חלק מהצוות המוביל של תהליכים אלה. ראש העיר הנחה את מנכ"ל העירייה ואת ראשי המינהלים לפעול על פי עיקרון זה.
- תוכניות עבודה – ראש העיר הנחה את המנכ"ל להפיק את הלקחים הנדרשים מהליקויים שהעלתה הביקורת ולשפר את הבקרה על תהליך הכנת תוכניות העבודה ועל אופן ישומן.
- פיתוח שירותים דיגיטליים – ראש העיר הנחה את המנכ"ל ואת ראש אגף מיחשוב להמשיך ולקדם פיתוח של שירותים דיגיטליים, במטרה להנגיש את שירותי העירייה לתושבים.
רוצים להישאר מעודכנים?
הקליקו כאן לאפליקציית "כאן דרום – אשדוד"
